Tositteiden säilytys pienyrityksessä: mitä säilytetään, kuinka kauan ja missä muodossa

Tositteiden säilytys pienyrityksessä herättää kysymyksiä yleensä vasta silloin, kun jotain pitäisi löytää: verottaja pyytää lisäselvitystä, asiakas reklamoi vanhasta laskusta tai tilinpäätöstä varten tarvitaan kuitti, jonka joku muisti laittaneensa "johonkin". Säilytys ei ole vaikeaa, mutta se pitää järjestää tietoisesti, koska kirjanpitoaineistoa on säilytettävä vuosia tilikauden päättymisen jälkeen.

Alla on käyty läpi, mitä pienyrityksen pitää säilyttää, kuinka kauan ja missä muodossa, sekä miten säilytys kannattaa järjestää niin, ettei se vie yrittäjän aikaa.

Mitä tositteilla ja kirjanpitoaineistolla tarkoitetaan?

Tosite on asiakirja, joka todentaa kirjanpitoon merkityn tapahtuman. Käytännössä se on myyntilasku, ostolasku, kuitti, tiliote, palkkalaskelma, matkalasku tai muistiotosite, jolla kirjanpitäjä on tehnyt esimerkiksi jaksotuksen. Jokaisella kirjanpidon viennillä pitää olla tosite, ja tositteesta pitää käydä ilmi, mitä on ostettu tai myyty, keneltä ja milloin.

Kirjanpitoaineisto on laajempi käsite. Siihen kuuluvat tositteiden lisäksi itse kirjanpito eli päivä- ja pääkirja, tilinpäätös, toimintakertomus, tililuettelo sekä luettelo siitä, mitä kirjanpitoja ja aineistoja yrityksellä on ja miten ne on säilytetty. Pienyrityksessä tilitoimisto tuottaa suurimman osan tästä, mutta vastuu säilyttämisestä on yrityksellä.

Kuinka kauan tositteita ja kirjanpitoa pitää säilyttää?

Kirjanpitolaissa on kaksi säilytysaikaa, jotka pienyrittäjän kannattaa muistaa:

• Tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja täsmäytysselvitykset: vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
• Tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo ja luettelo kirjanpidoista ja aineistoista: vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.

Esimerkki: jos yrityksen tilikausi päättyi 31.12.2025, tilikauden tositteet pitää säilyttää vuoden 2031 loppuun ja tilinpäätös sekä kirjanpito vuoden 2035 loppuun. Kuuden vuoden sääntö lasketaan siis kalenterivuoden lopusta, kymmenen vuoden sääntö tilikauden päättymisestä.

Joillekin aineistoille on omia sääntöjä. Palkkakirjanpitoon, työaikakirjanpitoon ja esimerkiksi julkisiin tukiin liittyvään aineistoon voi liittyä pidempiä tai erikseen säädettyjä säilytysaikoja. Jos yrityksessä on työntekijöitä tai tukirahoitusta, säilytysajat kannattaa varmistaa kirjanpitäjältä eikä olettaa, että kuusi vuotta riittää kaikkeen.

Riittääkö sähköinen säilytys?

Riittää. Kirjanpitoaineiston saa säilyttää sähköisesti, eikä paperikuittia tarvitse säilyttää erikseen, kun siitä on otettu selkeä kuva tai skannaus ja se on liitetty kirjanpitoon. Olennaista on, että tosite on luettavissa koko säilytysajan, se löytyy kirjanpidon viennin kautta ja sitä ei voi muuttaa jälkikäteen huomaamatta.

Sähköinen säilytys ratkaisee pienyrityksen tavallisimman ongelman: kuitit eivät ole enää lompakossa, autossa ja sähköpostissa, vaan yhdessä paikassa kirjanpidon yhteydessä. Se myös helpottaa tilitoimiston vaihtoa ja tilinpäätöstä, koska aineistoa ei tarvitse etsiä mapeista. Käytännön toimintatapa on kuvattu sivulla sähköinen tilitoimisto ja artikkelissa sähköinen kirjanpito ilman paperimappeja.

Yksi käytännön poikkeus kannattaa muistaa: jos alkuperäinen asiakirja on paperinen ja sillä voi olla merkitystä myöhemmin muutenkin kuin kirjanpidon tositteena, esimerkiksi allekirjoitettu sopimus tai takuutodistus, alkuperäinen kannattaa säilyttää.

Miten säilytys näkyy yrittäjän arjessa?

Säilytysongelmat syntyvät harvoin tahallaan. Tyypillinen tilanne on toiminimiyrittäjä, joka maksaa ostoksia omalla kortilla ja aikoo toimittaa kuitit kirjanpitäjälle "kuukauden lopussa". Kun kuukausi vaihtuu, osa kuiteista on haalistunut, osa kadonnut ja osa jäänyt verkkokaupan sähköpostiin. Kirjanpitäjä kirjaa tapahtuman tiliotteen perusteella, mutta ilman tositetta kulu voi jäädä vähentämättä tai vaatia selvitystä myöhemmin.

Toinen tavallinen tilanne on tilitoimiston vaihto tai yrityksen lopettaminen. Vanha aineisto on palvelussa, johon ei enää ole tunnuksia, tai mapissa, joka on jäänyt edelliseen toimitilaan. Säilytysvelvollisuus ei kuitenkaan pääty siihen, että yhteistyö tai toiminta päättyy.

Kolmas tilanne on tarkastus tai lisäselvityspyyntö. Silloin aineisto pitää pystyä toimittamaan kohtuullisessa ajassa. Kun tositteet ovat kirjanpidon yhteydessä sähköisesti, pyyntöön vastaaminen on yleensä muutaman minuutin työ.

Näin järjestät säilytyksen pienyrityksessä

Säilytystä ei tarvitse rakentaa raskaasti. Pienelle yritykselle riittää muutama sovittu tapa:

1. Kuvaa tai tallenna kuitti heti oston jälkeen samaan paikkaan, josta kirjanpitäjä saa sen. Älä kerää kuitteja kuukauden lopussa.
2. Toimita verkkokauppojen ja palveluntarjoajien sähköiset laskut suoraan kirjanpitoon, älä vain sähköpostiin.
3. Sopikaa kirjanpitäjän kanssa, mihin aineisto tallennetaan ja kuka vastaa siitä, että se säilyy säilytysajan loppuun.
4. Säilytä alkuperäiset sopimukset, takuutodistukset ja muut pitkävaikutteiset asiakirjat erikseen myös paperisena, jos ne ovat sellaisina syntyneet.
5. Tilikauden päätyttyä tarkista, että tilinpäätös ja kirjanpito ovat tallessa paikassa, johon pääset myös vuosien kuluttua.

Kun kuukausittainen aineisto on kunnossa, myös tilinpäätös sujuu kevyemmin. Mitä kirjanpitäjä tarvitsee kuukausittain, on käyty läpi artikkelissa mitä kirjanpitäjä tarvitsee pienyritykseltä joka kuukausi.

Entä kun yritys lopettaa tai vaihtaa tilitoimistoa?

Säilytysvelvollisuus jatkuu, vaikka toiminta päättyisi. Lopettavan yrityksen pitää sopia, kuka säilyttää tilinpäätökset, kirjanpidon ja tositteet säilytysajan loppuun ja miten niihin pääsee käsiksi. Yhtiön purkautuessa tästä päätetään usein selvitysmenettelyn yhteydessä, mutta käytännön vastuu on hyvä kirjata selkeästi yhdelle henkilölle.

Tilitoimiston vaihdossa aineisto siirretään uudelle kirjanpitäjälle tai yrittäjän omaan säilytykseen. Ennen vanhan sopimuksen päättymistä kannattaa ladata tai pyytää koko aineisto siirtokelpoisessa muodossa ja varmistaa, että vanhat tilikaudet ovat tallessa. Vaihdon käytännön vaiheista on kerrottu artikkelissa tilitoimiston vaihto kesken tilikauden.

Mitä ei kannata tehdä liian raskaasti?

Pienyrityksen ei tarvitse rakentaa arkistointijärjestelmää tai säilyttää kaikkea kahteen kertaan. Paperikuitteja ei tarvitse mapittaa, jos ne on tallennettu sähköisesti kirjanpitoon. Toisaalta pelkkä pilvikansio, johon kuvat heitetään ilman yhteyttä kirjanpitoon, ei vielä ole kirjanpitoaineiston säilyttämistä. Ratkaiseva ero on se, löytyykö tosite kirjanpidon viennin kautta.

Kun tositteet, kirjanpito ja tilinpäätös hoidetaan samassa sähköisessä palvelussa, säilytys hoituu osana normaalia kuukausirutiinia. Kirjanpito pienyrityksille -palvelussa aineiston toimitustapa sovitaan yhteistyön alussa. Jos haluat käydä oman yrityksesi tilanteen läpi, pyydä tarjous ja kerro lyhyesti, miten aineisto on tähän asti hoidettu.

Usein kysyttyä tositteiden säilytyksestä

Pitääkö paperikuitti säilyttää, jos se on skannattu?

Ei tarvitse, jos skannattu tai kuvattu tosite on selkeä, luettavissa koko säilytysajan ja liitetty kirjanpitoon. Alkuperäinen kannattaa kuitenkin säilyttää, jos asiakirjalla on muuta merkitystä, kuten sopimuksella tai takuutodistuksella.

Kuinka kauan tilinpäätös pitää säilyttää?

Tilinpäätös, kirjanpidot ja tililuettelo säilytetään vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteet säilytetään vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi.

Kuka vastaa säilytyksestä, yritys vai tilitoimisto?

Vastuu on kirjanpitovelvollisella eli yrityksellä. Tilitoimisto voi säilyttää aineiston sovitusti, mutta yrittäjän kannattaa varmistaa, että pääsy aineistoon säilyy myös yhteistyön päättyessä.

Mitä tapahtuu, jos tosite puuttuu?

Tapahtuma voidaan kirjata tiliotteen ja selvityksen perusteella, mutta puuttuva tosite voi johtaa siihen, ettei kulua hyväksytä vähennyskelpoiseksi tai että siitä pyydetään lisäselvitystä. Puuttuvat tositteet kannattaa pyytää myyjältä uudelleen mahdollisimman pian.