Mitä kirjanpitäjä tarvitsee pienyritykseltä joka kuukausi?

Moni pienyrittäjä miettii kuukausittain samaa asiaa: mitä kirjanpitäjälle oikeastaan pitää toimittaa, jotta kirjanpito pienyritykselle hoituu oikein ja ajallaan?

Kysymys on tärkeä, koska kirjanpidon sujuvuus ei riipu vain kirjanpitäjän työstä. Se riippuu myös siitä, että yrittäjä toimittaa oikeat tiedot oikeaan aikaan. Kun aineisto on kunnossa, kirjanpito pysyy ajantasaisena, viranomaisilmoitukset ehditään tehdä ajallaan ja yrittäjän oma näkyvyys talouteen paranee.

Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä kirjanpitäjä yleensä tarvitsee pienyritykseltä joka kuukausi ja miten kuukausittaisesta aineiston toimittamisesta saa mahdollisimman helppoa.

Miksi kuukausittainen aineisto on tärkeä?

Kirjanpito perustuu tositteisiin ja tietoihin, jotka kuvaavat yrityksen taloudellisia tapahtumia. Jos aineisto tulee myöhässä, puutteellisena tai epäselvästi, myös kirjanpidon valmistuminen viivästyy.

Ajantasainen aineisto auttaa erityisesti näissä asioissa:

• kirjanpito valmistuu ajallaan
• alv-ilmoitukset ja muut ilmoitukset ehditään tehdä oikein
• yrittäjä näkee paremmin, missä taloudessa mennään
• virheet ja arvailu vähenevät
• yhteistyö tilitoimiston kanssa pysyy sujuvana

Pienyrityksessä tämä on erityisen tärkeää, koska arjessa aikaa on vähän ja moni asia hoidetaan muutenkin yrittäjän omien töiden ohessa.

Mitä kirjanpitäjä yleensä tarvitsee joka kuukausi?

Kuukausittain tarvittava aineisto riippuu hieman yrityksen toiminnasta, mutta useimmiten kirjanpitäjä tarvitsee ainakin seuraavat asiat.

1. Myyntilaskut ja tiedot myynneistä

Kirjanpitäjän pitää tietää, mitä yritys on myynyt ja milloin. Tämä voi tulla suoraan laskutusjärjestelmästä tai yrittäjän toimittamana aineistona.

Tarvittavia tietoja voivat olla esimerkiksi:

• lähetetyt myyntilaskut
• käteismyyntien tai korttimyyntien yhteenveto
• verkkokaupan myyntiraportit
• tiedot hyvityslaskuista

Jos yrityksellä on vähän myyntiä, tämä voi olla hyvin yksinkertainen kokonaisuus. Jos taas käytössä on useita myyntikanavia, aineiston pitää olla erityisen selkeä.

2. Ostolaskut ja kulutositteet

Kirjanpitäjä tarvitsee tiedot yrityksen menoista. Tämä tarkoittaa sekä varsinaisia ostolaskuja että muita kulutositteita.

Näihin kuuluvat usein:

• ostolaskut
• kuitit hankinnoista
• palvelulaskut
• vuokralaskut
• puhelin- ja ohjelmistokulut
• matkakulut ja muut liiketoiminnan menot

Pelkkä pankkitilin tapahtuma ei yleensä riitä kirjanpidon tositeaineistoksi, vaan mukana pitää olla myös varsinainen kuitti tai lasku.

3. Pankkitilin tapahtumat

Kirjanpitäjä tarvitsee tiedot siitä, mitä yrityksen pankkitilillä on tapahtunut kuukauden aikana. Näiden avulla varmistetaan, että maksut, tulot ja siirrot kohdistuvat oikein.

Tarpeen mukaan toimitetaan esimerkiksi:

• tiliote
• pankkiraportti
• tiedot lainanlyhennyksistä
• tiedot korttimaksuista
• tiedot yksityisotoista tai sijoituksista

Tiliote on yksi tärkeimmistä kuukausittaisista aineistoista, koska se sitoo yhteen suuren osan yrityksen rahaliikenteestä.

4. Käteiskassan tiedot, jos yrityksellä on käteismyyntiä

Jos yrityksessä käsitellään käteistä, kirjanpitäjä tarvitsee myös kassaan liittyvät tiedot.

Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi:

• kassapäiväkirjaa
• kassayhteenvetoa
• käteismyyntiraporttia
• tietoa kassaan tehdyistä nostoista tai talletuksista

Jos käteiskassaa ei ole, tätä osuutta ei tietenkään tarvita.

5. Tositteet yrittäjän omista nostoista ja sijoituksista

Erityisesti toiminimissä ja pienissä osakeyhtiöissä yrittäjän ja yrityksen rahaliikenne menee joskus helposti sekaisin. Siksi kirjanpitäjän on tärkeää tietää, mitkä tapahtumat liittyvät liiketoimintaan ja mitkä eivät.

Kirjanpitäjän pitää usein tietää:

• onko kyse yrityksen kulusta vai yksityisestä menosta
• onko yrittäjä tehnyt sijoituksen yritykseen
• onko yrityksestä nostettu rahaa yrittäjälle
• onko maksettu jotain yrittäjän omalla rahalla yrityksen puolesta

Tässä selkeys säästää paljon aikaa. Mitä vähemmän kirjanpitäjän tarvitsee arvailla, sitä paremmin kokonaisuus pysyy hallinnassa.

6. Palkkatiedot, jos yrityksessä maksetaan palkkoja

Jos yrityksessä on työntekijöitä tai yrittäjä nostaa palkkaa osakeyhtiöstä, mukaan tulevat myös palkanlaskennan tiedot.

Kirjanpitäjä tai palkanlaskija voi tarvita esimerkiksi:

• tiedot tehdyistä työtunneista
• palkkajaksot
• poissaolot
• lomat
• mahdolliset lisät ja korvaukset
• palkkapäätökset tai muut muutokset

Jos palkat hoidetaan erikseen, tiedot pitää silti saada taloushallinnon kokonaisuuteen oikealla tavalla.

7. Tiedot alv:iin vaikuttavista asioista

Arvonlisäverotukseen liittyvät tilanteet eivät aina näy pelkästä kuitista tai laskusta. Siksi yrittäjän on tärkeää kertoa kirjanpitäjälle myös poikkeavista tilanteista.

Tällaisia voivat olla esimerkiksi:

• ulkomaanmyynti tai -ostot
• yhteisöhankinnat
• rakentamiseen liittyvät erityistilanteet
• oman käytön tapahtumat
• poikkeavat hyvitykset tai oikaisut

Jos tällaisia tapahtumia on, niistä kannattaa kertoa heti eikä vasta myöhemmin.

8. Tiedot muuttuneista käytännöistä tai uusista tilanteista

Kirjanpitäjä ei voi tietää yrityksen arjen muutoksia, ellei yrittäjä kerro niistä. Kuukausittain tai heti muutoksen tapahtuessa kannattaa ilmoittaa esimerkiksi:

• uusi liiketoiminta tai palvelu
• uusi pankkitili
• uusi maksutapa
• uusi työntekijä
• suurempi investointi
• rahoitus tai laina
• muutokset laskutuksessa
• muutokset yritysmuodossa tai toiminnan laajuudessa

Moni kirjanpitoon liittyvä ongelma syntyy juuri siitä, että jokin muutos jää kertomatta ajoissa.

Miten aineisto kannattaa toimittaa?

Paras tapa on yleensä se, että aineisto toimitetaan mahdollisimman selkeästi ja säännöllisesti. Kun käytössä on sähköinen tilitoimisto, tämä on usein huomattavasti helpompaa kuin paperien, kuittikasojen ja irrallisten sähköpostien varassa toimiminen.

Toimiva käytäntö voi olla esimerkiksi tämä:

• kaikki kuitit talteen heti
• ostolaskut samaan paikkaan
• tiliotteet säännöllisesti
• mahdolliset lisätiedot yhdellä kertaa
• poikkeavista tapahtumista viesti heti

Yrittäjän kannalta tärkeintä ei ole täydellinen taloushallinnon osaaminen, vaan se, että aineisto saadaan toimitettua sovitulla tavalla.

Yleisimmät ongelmat aineiston toimittamisessa

Pienyrityksissä toistuvat usein samat haasteet:

Kuitit puuttuvat

Kulu näkyy tilillä, mutta varsinaista kuittia ei löydy.

Aineisto tulee liian myöhään

Kirjanpito ja ilmoitukset viivästyvät, vaikka itse työ olisi muuten kunnossa.

Tapahtumien taustatietoja ei kerrota

Kirjanpitäjä näkee numerot, mutta ei tiedä mistä on oikeasti kyse.

Yrityksen ja yrittäjän rahat menevät sekaisin

Tämä vaikeuttaa kirjanpitoa erityisesti pienissä yrityksissä.

Tiedot toimitetaan hajanaisesti

Osa tulee sähköpostilla, osa kuvina, osa viesteinä ja osa jää kokonaan puuttumaan.

Näitä ongelmia voi vähentää paljon jo sillä, että sovitaan selkeä kuukausirytmi.

Mitä yrittäjä hyötyy siitä, että aineisto on kunnossa?

Kun kirjanpitäjä saa kaiken tarvittavan kuukausittain, hyöty ei jää vain tilitoimistolle. Myös yrittäjä itse hyötyy.

Hyödyt näkyvät esimerkiksi näin:

• talouden kokonaiskuva selkeytyy
• kassatilanne on helpompi ymmärtää
• veroihin ja alv:iin liittyvät yllätykset vähenevät
• aikaa säästyy
• stressi vähenee
• päätöksiä voi tehdä paremman tiedon pohjalta

Tämä liittyy suoraan myös siihen, miksi ajantasainen kirjanpito tukee päätöksentekoa.

Kuukausittainen muistilista pienyrittäjälle

Yksinkertainen muistilista voi näyttää tältä:

• myyntilaskut ja myyntiraportit
• ostolaskut ja kuitit
• pankkitilin tiliote
• käteiskassan tiedot tarvittaessa
• tiedot yrittäjän nostoista ja sijoituksista
• palkkatiedot tarvittaessa
• tieto poikkeavista tapahtumista
• tieto uusista muutoksista yrityksessä

Kun nämä ovat kunnossa, myös kirjanpidon hinta pienyritykselle pysyy usein paremmin ennakoitavana, koska ylimääräinen selvitystyö vähenee.

Yhteenveto

Kirjanpitäjä tarvitsee pienyritykseltä joka kuukausi ennen kaikkea selkeän ja riittävän aineiston yrityksen tuloista, menoista, pankkitapahtumista ja mahdollisista muutoksista.

Kyse ei ole siitä, että yrittäjän pitäisi osata tehdä kirjanpito itse. Riittää, että tarvittavat tiedot ja tositteet toimitetaan sovitusti. Kun tämä toimii, kirjanpito pysyy ajantasaisena, talouden hallinta helpottuu ja yhteistyö sujuu huomattavasti paremmin.

Jos haluat varmistaa, että kuukausittainen aineiston toimittaminen on mahdollisimman helppoa, tutustu myös sivuihin miten yhteistyö toimii, kirjanpito pienyrityksille ja pyydä tarjous.

Usein kysyttyä: mitä kirjanpitäjä tarvitsee pienyritykseltä?

Pitääkö kaikki kuitit toimittaa kirjanpitäjälle?

Kyllä käytännössä pitää. Kirjanpito tarvitsee tositteet, jotta kulut voidaan käsitellä oikein.

Riittääkö, että tapahtumat näkyvät pankkitilillä?

Ei yleensä riitä. Tiliote kertoo maksun, mutta ei yksin riitä varsinaiseksi kulutositteeksi.

Kuinka usein aineisto pitää toimittaa?

Useimmiten kuukausittain. Paras rytmi sovitaan oman tilitoimiston kanssa.

Mitä jos kuitti puuttuu?

Silloin asia kannattaa kertoa heti kirjanpitäjälle. Puuttuva kuitti voi vaikeuttaa kulun kirjaamista.

Tarvitseeko pienikin yritys toimittaa aineistoa joka kuukausi?

Usein kyllä, jos yrityksessä on säännöllistä toimintaa ja kirjanpito tehdään kuukausittain.

Mitä tietoja kirjanpitäjä tarvitsee palkoista?

Esimerkiksi työtunnit, poissaolot, lisät, lomat ja muut palkkaan vaikuttavat tiedot.

Kannattaako aineisto toimittaa paperilla vai sähköisesti?

Sähköisesti toimiva tapa on yleensä helpoin, nopein ja selkein.