Mitä sähköinen kirjanpito tarkoittaa käytännössä?

Sähköinen kirjanpito kuulostaa joskus teknisemmältä kuin se on. Käytännössä kyse on siitä, että kuitit, laskut, tiliotteet ja muut aineistot toimitetaan digitaalisesti eikä paperimappeja tarvitse kuljettaa paikasta toiseen.

Pienyrittäjälle suurin hyöty on arjessa. Kun aineisto löytyy yhdestä sovitusta paikasta, kirjanpito pysyy paremmin ajan tasalla ja asioita ei tarvitse etsiä sähköposteista, kuvakansiosta ja autosta samaan aikaan. Aihetta käsitellään laajemmin sivulla sähköinen tilitoimisto.

Miten tositteet toimitetaan?

Tositteet voidaan toimittaa esimerkiksi sähköisen järjestelmän, kuittisovelluksen, verkkolaskujen tai sovitun tiedostokansion kautta. Tärkeintä ei ole yksittäinen työkalu, vaan se, että tapa on selkeä ja toistuu samanlaisena joka kuukausi.

Kun kuitti otetaan talteen heti, se ei katoa. Tämä vähentää selvittelyä myöhemmin ja auttaa kirjanpitäjää tekemään työn ajallaan.

Mitä yrittäjä näkee itse?

Sähköisessä mallissa yrittäjä voi usein seurata aineiston tilannetta, raportteja tai ainakin sitä, mitä on toimitettu ja mitä vielä puuttuu. Kaikki ei siis jää tilitoimiston sisäiseksi työksi.

Yrittäjän kannalta tärkeää on, että luvut ovat ymmärrettäviä. Raporttien ei tarvitse olla monimutkaisia. Usein riittää tieto tuloksesta, kassasta, avoimista asioista ja tulevista velvoitteista.

Mitä hyötyä sähköisestä toimintatavasta on?

Suurimmat hyödyt ovat ajansäästö, selkeys ja pienempi virheriski. Kun aineisto toimitetaan sähköisesti, samaa kuittia ei tarvitse käsitellä moneen kertaan eikä paperikansioita tarvitse kuljettaa.

Sähköinen toimintatapa helpottaa myös yhteistyötä, koska kysymyksiin voidaan palata aineiston perusteella. Jos jokin tapahtuma on epäselvä, se löytyy nopeammin.

Miten yhteistyö toimii?

Hyvä yhteistyö alkaa siitä, että sovitaan rytmi ja vastuut. Yrittäjä toimittaa aineiston sovitusti, kirjanpitäjä käsittelee sen ja kysyy tarvittavat täsmennykset. Kun tämä tehdään kuukausittain, kirjanpito ei kasaannu.

Käytännön etenemisestä voit lukea lisää sivulta miten yhteistyö toimii. Selkeä työnjako on usein tärkeämpää kuin yksittäinen ohjelmisto.

Onko paperia enää pakko säilyttää?

Moni aineisto voidaan säilyttää sähköisesti, kun se on tallessa luotettavasti ja tarvittaessa löydettävissä. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että kaikki vanhat käytännöt voi unohtaa ilman suunnitelmaa.

Yrittäjän kannattaa varmistaa tilitoimiston kanssa, miten tositteet säilytetään, missä ne ovat ja kuka vastaa siitä, että aineisto on tallessa määräaikojen mukaisesti.

Mitä yrittäjän kannattaa sopia heti alussa?

Sähköinen kirjanpito toimii parhaiten, kun pelisäännöt sovitaan heti alussa. Yrittäjän ja tilitoimiston kannattaa sopia, mihin kuitit toimitetaan, milloin aineisto pitää olla valmiina ja miten epäselvistä tapahtumista kysytään.

Hyvä käytäntö on myös sopia, mitä ei tehdä. Jos kuitteja ei lähetetä yksittäisinä kuvina eri viestiketjuihin ja laskuja ei toimiteta satunnaisesti monesta paikasta, kokonaisuus pysyy hallittavampana. Sähköisyys ei yksin ratkaise ongelmaa, jos toimintatapa on epäselvä.

Kun prosessi on yksinkertainen, yrittäjän ei tarvitse miettiä joka kuukausi uudelleen, mitä pitää tehdä. Tämä on sähköisen kirjanpidon tärkein hyöty: arki kevenee ja kirjanpito pysyy ajantasaisena ilman paperimappien pyörittelyä.

Sopiiko sähköinen kirjanpito pienelle yritykselle?

Sähköinen kirjanpito sopii usein erityisen hyvin pienelle yritykselle, koska hallintoon ei haluta käyttää turhaan aikaa. Kun tapahtumia on vähän tai kohtalaisesti, selkeä sähköinen tapa voi tehdä kuukausirytmistä hyvin kevyen.

Kyse ei ole siitä, että yrittäjän pitäisi opetella monimutkainen järjestelmä. Tärkeintä on löytää tapa, jolla tositteet saadaan talteen heti ja kirjanpitäjä saa tarvittavat tiedot ilman ylimääräistä kyselyä.

Mikä muuttuu ensimmäisen kuukauden aikana?

Ensimmäinen kuukausi on usein totuttelua. Yrittäjä opettelee, mihin kuitit toimitetaan ja miten laskut saadaan mukaan kirjanpitoon. Kun tapa on kerran saatu toimimaan, seuraavat kuukaudet ovat yleensä paljon kevyempiä.

Tässä vaiheessa kannattaa kysyä heti, jos jokin tuntuu epäselvältä. Sähköisen kirjanpidon tarkoitus ei ole lisätä järjestelmätyötä, vaan vähentää turhaa paperien ja viestien etsimistä.

Pienessä yrityksessä paras ratkaisu on usein mahdollisimman yksinkertainen. Jos aineiston toimittaminen onnistuu puhelimella tai tietokoneella ilman ylimääräistä säätöä, tapa jää helpommin pysyväksi.

Kun tapa on selkeä, sähköinen kirjanpito ei tunnu erilliseltä projektilta vaan osalta normaalia yrittäjän arkea.

Yhteenveto

Sähköinen kirjanpito tarkoittaa käytännönläheisesti sitä, että taloushallinnon aineisto liikkuu digitaalisesti ja pysyy paremmin järjestyksessä. Se vähentää paperityötä ja helpottaa sekä yrittäjän että kirjanpitäjän arkea.

Jos haluat kirjanpidon ilman paperimappeja ja turhaa säätöä, tutustu myös palveluun kirjanpito pienyrityksille.