Voiko tilitoimistoa vaihtaa kesken tilikauden?

Kyllä voi. Tilitoimiston vaihto kesken tilikauden on täysin mahdollinen, kun siirto tehdään rauhallisesti ja tarvittavat tiedot saadaan koottua. Vaihto ei siis ole pakko ajoittaa tilikauden loppuun, vaikka se joskus voi olla käytännöllinen hetki.

Jos yhteistyö ei toimi, raportit ovat epäselviä tai yhteydenpito takkuaa, vaihtoa kannattaa arvioida ajoissa. Aiheeseen liittyy myös artikkeli milloin vaihtaa tilitoimistoa.

Kyllä voi

Tilikausi ei sido yrittäjää pysymään samassa tilitoimistossa. Oleellista on, että nykyinen kirjanpitoaineisto, raportit ja mahdolliset ilmoitukset siirtyvät uudelle toimijalle niin, että työ voi jatkua ilman katkosta.

Jos vaihto tehdään kesken vuoden, uusi tilitoimisto tarvitsee yleensä tiedot alkuvuoden kirjanpidosta ja siitä, mitä on jo ilmoitettu viranomaisille.

Mitä tietoja tarvitaan?

Tarvittavia tietoja ovat yleensä tiliotteet, tositteet, kirjanpidon raportit, alv-ilmoitukset, palkkatiedot, tilinpäätöksen avaavat saldot ja mahdolliset järjestelmäoikeudet. Jos yrityksellä on työntekijöitä, myös palkkahistoria pitää siirtää huolellisesti.

Kaikkea ei tarvitse osata nimetä itse. Uusi tilitoimisto voi antaa listan siitä, mitä tarvitaan ja missä muodossa aineisto kannattaa toimittaa.

Miten siirto käytännössä tehdään?

Yleensä siirto alkaa tilanteen kartoituksella. Sen jälkeen sovitaan, mistä kuukaudesta uusi tilitoimisto aloittaa ja miten vanhan aineiston siirto hoidetaan. Jos osa kirjanpidosta on kesken, sovitaan myös kuka viimeistelee sen.

Hyvä vaihtoprosessi on selkeä ja vaiheittainen. Sivulla miten yhteistyö toimii kerrotaan, miten uusi yhteistyö voidaan aloittaa käytännössä.

Mitä yrittäjän pitää huomioida?

Yrittäjän kannattaa tarkistaa nykyisen sopimuksen irtisanomisaika, mahdolliset aineiston siirtomaksut ja se, missä muodossa tiedot saa ulos. Lisäksi kannattaa varmistaa, että viranomaisilmoitukset eivät jää siirtymävaiheessa väliin.

Jos jokin asia on epäselvä, se kannattaa nostaa esiin heti. Vaihdossa tärkeintä on, ettei kukaan oleta toisen hoitavan asiaa ilman että siitä on sovittu.

Milloin vaihto kannattaa?

Vaihto kannattaa, jos et saa vastauksia kysymyksiin, raportit eivät auta ymmärtämään taloutta, hinnoittelu tuntuu epäselvältä tai kirjanpito viivästyy jatkuvasti. Kyse ei ole vain hinnasta, vaan siitä tukeeko tilitoimisto yrittäjän arkea.

Jos ongelma on pieni, se kannattaa ensin ottaa puheeksi nykyisen tilitoimiston kanssa. Jos yhteistyö ei silti parane, vaihtaminen voi olla järkevä askel.

Miten vaihdosta saa mahdollisimman rauhallisen?

Tilitoimiston vaihto onnistuu parhaiten, kun siitä tehdään selkeä pieni projekti. Ensin kerätään tarvittavat tiedot, sitten sovitaan aloituskuukausi ja lopuksi varmistetaan, että vanhan ja uuden tilitoimiston vastuut eivät mene päällekkäin tai jää väliin.

Yrittäjän kannattaa pitää itsellään lista siirtyvistä asioista. Siihen voi merkitä esimerkiksi kirjanpitoaineiston, palkkatiedot, verotilin tilanteen, ohjelmistojen käyttöoikeudet ja viimeisimmät raportit. Lista vähentää tunnetta siitä, että jokin tärkeä asia unohtuu.

Hyvä uusi tilitoimisto ei odota, että yrittäjä osaa kaiken valmiiksi. Sen tehtävä on auttaa kysymään oikeat asiat ja rakentaa vaihdosta mahdollisimman sujuva.

Kannattaako vanhasta tilitoimistosta lähteä riidellen?

Useimmiten ei. Vaikka yhteistyö olisi ollut hankalaa, siirto sujuu paremmin, kun viestintä pidetään asiallisena ja keskitytään aineiston saamiseen. Uusi tilitoimisto tarvitsee tiedot, eikä vaihdon tarkoitus ole tehdä tilanteesta raskaampaa.

Jos jokin asia on kesken tai epäselvä, siitä kannattaa pyytää kirjallinen tilannekuva. Näin uusi toimija näkee, mistä jatketaan, ja yrittäjä pystyy seuraamaan, ettei mikään tärkeä ilmoitus tai raportti jää väliin.

Miten uusi yhteistyö kannattaa aloittaa?

Vaihdon jälkeen kannattaa sopia heti ensimmäinen kuukausirytmi: milloin aineisto toimitetaan, milloin kirjanpito valmistuu ja miten kysymykset käydään läpi. Tämä auttaa välttämään sen, että vanhat ongelmat jatkuvat uudessa yhteistyössä.

Hyvä aloitus ei tarkoita raskasta prosessia. Se tarkoittaa selkeää työnjakoa ja sitä, että yrittäjä tietää mitä seuraavaksi tapahtuu.

Vaihdon jälkeen ensimmäinen raportti kannattaa käydä yhdessä läpi. Se varmistaa, että yrittäjä ymmärtää uuden mallin ja että tilitoimisto on saanut tarvittavat tiedot oikein.

Selkeä aloituspalaveri auttaa myös rakentamaan luottamusta heti alussa, kun vanhan yhteistyön epäselvyydet eivät siirry mukana uuteen malliin.

Se tekee vaihdosta hallitumman ja rauhallisemman.

Yhteenveto

Tilitoimistoa voi vaihtaa kesken tilikauden, kun aineisto siirretään hallitusti ja vastuut sovitaan selkeästi. Vaihdon ei tarvitse olla dramaattinen, mutta se kannattaa tehdä suunnitelmallisesti.

Jos haluat selvittää, miten vaihto onnistuisi omassa tilanteessasi, voit lähettää tarjouspyynnön ja kertoa lyhyesti nykyisestä tilanteesta.