Kirjanpitäjän lisäkysymykseen vastaaminen

Kirjanpitäjä kysyy lisätietoa yleensä yhdestä tapahtumasta, ei koko kuukauden aineistosta. Tiliotteella näkyy päivä, summa ja vastapuoli, mutta ei sitä, mitä maksulla tehtiin. Ilman tätä tietoa tapahtumaa ei voi kirjata oikeaan asiayhteyteen.

Kuukauden aineistolista on eri asia. Siitä kerrotaan sivulla mitä kirjanpitäjä tarvitsee pienyritykseltä joka kuukausi. Jos kuitti on kokonaan kadonnut, eteneminen on sivulla kuitti puuttuu kirjanpidosta. Tässä käsitellään tilannetta, jossa aineisto on jo perillä, mutta yksi tapahtuma kaipaa selityksen.

Lisäkysymys ei ole uusi kuukausipaketti

Kuukausipaketissa toimitetaan sovitut laskut, tiliöinnin pohjaksi tarvittavat tapahtumat ja muut tiedot, joista on sovittu. Lisäkysymys tulee sen jälkeen tai sen keskellä, kun jokin rivi ei selviä paperista. Siihen ei vastata lähettämällä koko kuukauden aineistoa uudelleen.

Vastaus kohdistuu siihen tapahtumaan, jota kysymys koskee. Kirjoittakaa mukaan päivä ja vastapuoli sellaisina kuin ne näkyvät tiliotteella tai laskulla, jotta kirjanpitäjä löytää saman rivin. Summaa ei tarvitse keksiä uudelleen. Viitatkaa siihen summaan, joka aineistossa jo on.

Jos samaan aikaan puuttuu kuitti, sanokaa se erikseen. Selitys tapahtuman tarkoituksesta ei korvaa tositetta, eikä tositteen etsiminen korvaa vastausta siihen, oliko meno yrityksen vai oma.

Mitä tiliote ei kerro

Kirjanpitopalveluun kuuluu tiliotteen tapahtumien kirjaaminen ja normaalit täsmäytykset. Asiakas hyväksyy ja maksaa yrityksensä laskut itse. Kirjanpitäjä ei näe verkkopankin taustaa eikä sitä, mitä korttimaksun yhteydessä ostettiin, jos sitä ei ole tositteessa tai viestissä.

Tavallisia aukkoja ovat nämä. Maksu voi olla tavaraa, palvelua tai yksityistä nostoa. Sama kauppa voi liittyä asiakastyöhön tai yrittäjän omaan kotiin. Vuokra, vakuutusmaksu tai jäsenmaksu voi näyttää samalta kuin mikä tahansa tilisiirto, jos viesti on tyhjä.

Ilman maksullista Easor-sopimusta asiakas maksaa laskut omassa verkkopankissaan ja toimittaa ne kirjanpitoaineistoksi. Jos laskut halutaan hyväksyä ja maksaa Easorissa, asiakas hankkii sopivan sopimuksen ja hoitaa hyväksymisen sekä maksamisen itse. Kumpikaan tapa ei täytä tapahtuman tarkoitusta automaattisesti, jos tarkoitus ei näy laskulla tai viestissä.

Mitä vastaukseen kirjoitetaan

Riittävä vastaus on lyhyt ja konkreettinen. Kertokaa, mitä ostettiin tai mitä maksu koski, oliko kyse yrityksen menosta vai yksityisestä erästä, ja liittyykö se tiettyyn asiakkaaseen, kohteeseen tai laskuun. Jos mukana on jo kuitti, viitatkaa siihen nimellä tai päivällä, älkää lähettäkö samaa tiedostoa kolmea kertaa eri nimellä.

Kirjoittakaa niin, että toinen ihminen ymmärtää vastauksen ilman alkuperäistä puhelua. Hyvä lause kertoo tarkoituksen. Huono lause sanoo vain, että laita se normaalisti tai että se on se tavallinen.

Jos ette ole varmoja, sanokaa mikä on varmaa ja mikä ei. Esimerkiksi voitte tietää kaupan nimen ja sen, että ostitte tarvikkeita työautoon, mutta ette muista jokaista tuotetta. Silloin kirjanpitäjä saa tarkoituksen, vaikka rivien tarkka sisältö jäisi kuitille. Tätä ei pidä sekoittaa siihen, että puuttuva tieto keksittäisiin.

Kuviteltu esimerkki kahdesta samannäköisestä maksusta

Kuviteltu esimerkki: tiliotteella on korttimaksu rautakauppaan. Kirjanpitäjä kysyy, mitä maksu koski. Yrittäjä vastaa, että kyse oli vuokra-asunnon hanan osasta ja että asunto on yrityksen vuokrauskohde, sekä mainitsee kohteen nimellä. Toinen mahdollinen vastaus samaan summaan olisi, että osto oli yrittäjän omaan kotiin eikä kuulu yrityksen menoihin.

Tiliote ei erota näitä kahta. Vastaus erottaa. Esimerkki ei kerro, miten erä käsitellään verotuksessa. Vähennyskelpoisuutta, arvonlisäveron osuutta tai sitä, saako menon vähentää, ei päätetä tässä tekstissä. Kirjanpitäjä käyttää vastausta tapahtuman tarkoituksen ymmärtämiseen, ja verotuksellinen arvio on eri keskustelu.

Toinen kuviteltu tilanne: tilisiirron viestikentässä lukee vain lasku. Kirjanpitäjä kysyy, minkä laskun maksu kuittaa. Vastaukseen riittää laskun päivä, lähettäjä ja se, onko lasku jo toimitettu aineistossa. Jos lasku puuttuu, se sanotaan ja palataan puuttuvan tositteen ohjeeseen, ei keksitä laskun sisältöä.

Mitä vastaukseen ei kuulu

Älkää pyytäkö kirjanpitäjää päättelemään tarkoitusta kaupan nimestä. Sama nimi voi olla monta eri hankintaa. Älkää myöskään lähettäkö koko tiliotetta uudelleen kommentilla katso itse, jos kysymys koski yhtä riviä.

Veroneuvontaa ei kannata olettaa sähköpostin sivulauseesta. Jos kysymys on siitä, onko jokin meno vähennyskelpoinen tai miten se ilmoitetaan, se on eri asia kuin tapahtuman tarkoituksen kertominen. Tässä riittää tarkoitus, vastapuoli ja yhteys yritykseen.

Tositteiden säilytyksestä on oma teksti sivulla tositteiden säilytys pienyrityksessä. Se vastaa siihen, mitä pidetään tallessa. Tämä vastaa siihen, mitä kirjoitetaan, kun kirjanpitäjä ei ymmärrä yhtä tapahtumaa.

Sähköisestä tavasta toimittaa aineisto kerrotaan sivulla sähköinen tilitoimisto. Palvelun kokonaisuus on sivulla kirjanpito pienyrityksille.

Jos haluatte käydä läpi, miten yrityksenne aineisto ja kysymykset hoidetaan, pyytäkää tarjous ja kertokaa lyhyesti yrityksen tilanne.