Kuitti puuttuu kirjanpidosta – mitä yrittäjä tekee ensin?

Kuitti puuttuu kirjanpidosta yleensä juuri silloin, kun sitä tarvittaisiin: kirjanpitäjä kysyy tositetta, tiliotteella näkyy maksu, mutta varsinaista kuittia ei löydy mistään. Tilanne on kirjanpito pienyrityksille -arjessa tavallinen, ja siihen kannattaa suhtautua rauhallisesti. Puuttuva tosite ei tarkoita, että asia jäisi hoitamatta – se tarkoittaa, että kuitti pitää yrittää hankkia uudelleen ja tilanne pitää selittää kirjanpitäjälle selkeästi.

Aloita etsintä myyjän viesteistä ja asiakasportaalista. Jos kuittia ei löydy, pyydä aito kaksoiskappale ja kerro puutteesta kirjanpitäjälle. Tapahtuman tiedot kannattaa koota erilliseen selvitykseen, jotta selvittämätön maksu ei jää muistin varaan.

Miksi kuitti katoaa tai jää toimittamatta

Yleisin tilanne on arkinen: ostos on maksettu omalla tai yrityksen kortilla, mutta paperikuitti on hävinnyt taskusta, autosta tai pöydältä ennen kuin se on ehditty tallentaa kirjanpitoa varten. Toinen tavallinen syy on sähköinen kuitti, joka on jäänyt sähköpostiin eri osoitteeseen kuin minne kirjanpitoaineisto kootaan, jolloin se ei koskaan päädy kirjanpitäjälle asti.

Joskus kuittia ei ole koskaan tullutkaan selkeänä asiakirjana. Osa verkkokaupoista lähettää vain tilausvahvistuksen, ei varsinaista laskua tai kuittia, ja ero huomataan vasta kun kirjanpitäjä pyytää tositetta. Kolmas tavallinen tilanne on matkan tai tapahtuman päällä tehty pieni hankinta, joka unohtuu helposti, koska se tuntuu liian pieneltä merkitäkseen.

Yhteistä näille tilanteille on se, että ongelma huomataan vasta jälkikäteen, kun kirjanpitäjä täsmäyttää tiliotteen tapahtumat tositteisiin. Siksi puuttuva kuitti ei ole merkki huolimattomuudesta, vaan tavallinen osa pienyrityksen arkea, johon kannattaa olla valmis tapa reagoida.

Näin etenet, kun kuitti puuttuu kirjanpidosta

Kadonneen kuitin kanssa kannattaa toimia järjestelmällisesti. Seuraava järjestys toimii useimmissa tilanteissa:

1. Tarkista ensin myyjän sähköposti ja mahdollinen asiakasportaali. Monet kaupat ja palvelut tarjoavat kuitin tai laskun uudelleen latausta ilman erillistä yhteydenottoa.
2. Jos kuittia ei löydy sähköisesti, pyydä myyjältä aito kaksoiskappale samasta ostosta. Kerro tilauksen tai maksun ajankohta, jotta myyjä löytää oikean tapahtuman.
3. Jos kaksoiskappaletta ei saada mitenkään, kirjaa tapahtuman tiedot erilliseen selvitykseen: summa, päivämäärä, myyjä, mahdollinen maksuviite ja mihin hankinta liittyi liiketoiminnassa.
4. Ilmoita tilanteesta kirjanpitäjälle heti, älä vasta tilinpäätöksen yhteydessä. Kirjanpitäjä osaa neuvoa, riittääkö selvitys vai tarvitaanko jotain muuta.
5. Toimita puuttuva tieto avoimesti muun kuukauden aineiston mukana, sovitulla aikataululla. Jos selvitys valmistuu myöhemmin, kerro se saman tien kirjanpitäjälle.

Tämä järjestys säästää aikaa, koska myyjän arkisto tai asiakasportaali on usein luonteva paikka etsiä alkuperäistä tositetta. Erillinen selvitys tarvitaan vain, kun aitoa kopiota ei saada mistään, esimerkiksi kun myyjä on lopettanut toimintansa tai kuitteja ei enää löydy järjestelmästä.

Mitä selvitykseen kannattaa kirjata, kun aitoa kuittia ei saada

Jos kaksoiskappaletta ei ole mahdollista saada, pelkkä maininta "kuitti hukassa" ei riitä. Selvityksen pitää sisältää samat tiedot, jotka tavallisessa tositteessa olisivat: tapahtuman summa, päivämäärä, myyjän nimi, mahdollinen maksuviite tai tilausnumero sekä lyhyt kuvaus siitä, mihin hankinta liittyi yrityksen toiminnassa.

Esimerkki: toiminimiyrittäjä on ostanut messuilla toimistotarvikkeita käteisellä, ja kuitti on hävinnyt. Selvitykseen kirjataan ostopäivä, summa, myyjän nimi tai kaupan nimi, sekä maininta siitä, että kyse oli toimistotarvikkeista yrityksen käyttöön. Tämä ei korvaa alkuperäistä kuittia, mutta antaa kirjanpitäjälle riittävät tiedot arvioida, miten tapahtuma käsitellään. Mitä täsmällisempi selvitys on, sitä vähemmän kirjanpitäjän tarvitsee palata asiaan myöhemmin lisäkysymyksin.

Mitä ei kannata tehdä puuttuvan tositteen kanssa

Puuttuvaa kuittia ei kannata korvata keksimällä, muokkaamalla tai takautuvasti päiväämällä mitään asiakirjaa, joka väittää olevansa myyjän alkuperäinen tosite. Tämä ei auta tilannetta, vaan tekee aineistosta epäluotettavan ja voi vaikeuttaa kaikkien muiden tositteiden arviointia jatkossa.

Toinen tavallinen virhe on kirjata sama kulu kahteen kertaan, koska selvitys ja myöhemmin löytyvä oikea kuitti päätyvät molemmat kirjanpitoon. Jos alkuperäinen kuitti löytyy jälkikäteen, kerro siitä kirjanpitäjälle, jotta aiemmin tehty selvitys ja uusi kuitti eivät johda kaksinkertaiseen kirjaukseen.

Kirjanpitäjä arvioi tilanteen tapauskohtaisesti

Pankkikortin tapahtuma tiliotteella kertoo, että maksu on tehty, mutta se ei yksin kerro, mitä on ostettu tai mihin liiketoiminnan osaan hankinta liittyy. Siksi kirjanpitäjä arvioi joka tilanteessa erikseen, riittääkö toimitettu selvitys ja miten kulu käsitellään kirjanpidossa ja verotuksessa. Samaa tapahtumaa koskeva tiliotteen rivi ja kuitti eivät ole automaattisesti sama asia, vaan niiden vastaavuus pitää pystyä osoittamaan.

Laskutusta ja tositteiden sisältöä koskevat vaatimukset on koottu Verohallinnon ohjeeseen laskutusvaatimuksista arvonlisäverotuksessa. Ohjeen mukaan luottokortin tai muun maksuvälineen tapahtumatieto ei vastaa myyjän laskua, eikä sillä yksin voida osoittaa arvonlisäveron vähennysoikeuden edellytyksiä. Lue tarkemmin Verohallinnon ohjeesta.

Miten vältät saman tilanteen jatkossa

Helpoin tapa vähentää kadonneita kuitteja on tallentaa tosite heti ostohetkellä, ei vasta kuukauden lopussa. Kun kuitit ja laskut kootaan suoraan yhteen paikkaan sähköisen tilitoimiston yhteydessä, niitä ei tarvitse muistella jälkikäteen eikä etsiä viikkojen päästä sähköpostin syövereistä. Pieni muutos arjen tapoihin, kuten kuvan ottaminen kuitista saman tien kaupassa, vähentää kadonneiden tositteiden määrää huomattavasti.

Kuukausittaisen aineiston kokonaisuudesta, kuten myyntilaskuista, ostolaskuista ja tiliotteista, on käyty tarkemmin läpi artikkelissa mitä kirjanpitäjä tarvitsee pienyritykseltä joka kuukausi. Jos kysymys on enemmän siitä, kuinka pitkään tositteet pitää säilyttää sen jälkeen kun ne on toimitettu, aihetta käsitellään artikkelissa tositteiden säilytys pienyrityksessä.

Yksittäistä puuttuvaa kuittia varten ei tarvitse pysäyttää koko aineiston toimitusta. Lähetä muut tositteet sovittuna päivänä, merkitse puuttuva tapahtuma selvästi ja kerro, keneltä kaksoiskappale on pyydetty. Jos saat myyjältä vastauksen myöhemmin, toimita se samaan selvitysketjuun, jotta kirjanpitäjä voi yhdistää asiakirjat oikeaan tapahtumaan.

Jos haluat varmistaa, että puuttuvien tositteiden tilanteet hoituvat jatkossa sujuvasti osana kuukausittaista yhteistyötä, pyydä tarjous ja kerro lyhyesti, miten aineisto on tähän asti kulkenut.

Usein kysyttyä puuttuvasta kuitista

Voiko kulun kirjata vain tiliotteen perusteella, jos kuitti puuttuu?

Tiliotteen tapahtuma kertoo maksusta, mutta se ei yksin riitä tositteeksi. Kirjanpitäjä arvioi tapauskohtaisesti, riittääkö erillinen selvitys tapahtuman tiedoista ja liiketoiminnallisesta tarkoituksesta, ja voi tarvittaessa pyytää lisätietoja ennen kuin kulu kirjataan lopulliseen muotoonsa.

Pitääkö puuttuvasta kuitista tehdä itse uusi lasku?

Älä laadi asiakirjaa, joka väittää olevansa myyjän alkuperäinen kuitti. Pyydä myyjältä aito kaksoiskappale tai kokoa tapahtuman tiedot erilliseen selvitykseen. Kirjanpitäjä arvioi tarvittavan dokumentoinnin ja käsittelyn.

Mitä tehdä, jos alkuperäinen kuitti löytyy myöhemmin?

Ilmoita löytyneestä kuitista kirjanpitäjälle. Kulua ei kirjata kahteen kertaan, vaan aiemman selvityksen ja myöhemmin löytyneen kuitin suhde selvitetään yhdessä kirjanpitäjän kanssa.

Kenen vastuulla on hankkia puuttuva kuitti?

Vastuu kuitin hankkimisesta on yrityksellä, koska suhde myyjään on yrityksen ja myyjän välinen asia. Kirjanpitäjälle kannattaa kuitenkin kertoa tilanteesta heti, jotta aikataulu ja tarvittava selvitys sovitaan yhdessä.