Milloin toiminimen kannattaa siirtyä tilitoimiston asiakkaaksi?

Moni toiminimiyrittäjä aloittaa kirjanpidon tekemällä asioita itse. Se voi olla aivan järkevää, jos toiminta on pientä, tapahtumia on vähän ja yrittäjä ymmärtää mitä pitää ilmoittaa ja milloin. Jossain vaiheessa itse tekeminen alkaa kuitenkin viedä enemmän kuin se säästää.

Tässä artikkelissa käydään läpi, milloin toiminimen kirjanpito kannattaa ulkoistaa ja mitä tilitoimisto käytännössä hoitaa.

Milloin itse tekeminen riittää?

Itse tekeminen voi riittää, jos toiminimellä on vain muutama myynti ja kulu kuukaudessa, ei palkkoja, ei monimutkaisia alv-tilanteita ja yrittäjä seuraa määräpäiviä huolellisesti. Tällöin kirjanpito voi olla kevyt kokonaisuus.

Silti on hyvä muistaa, että vastuu ilmoituksista ja kirjanpidon oikeellisuudesta on yrittäjällä. Jos jokin asia tuntuu epäselvältä joka kuukausi, se on usein merkki siitä, että apu voi säästää aikaa ja hermoja.

Merkit siitä että aikaa kuluu liikaa

Yksi selkeä merkki ulkoistamisen tarpeesta on ajankäyttö. Jos kuittien etsiminen, alv-laskelmat, ilmoitukset ja epäselvien tapahtumien selvittely vievät iltoja tai viikonloppuja, kirjanpito alkaa syödä aikaa varsinaiselta työltä.

Toinen merkki on se, että kirjanpito jää helposti viime tinkaan. Kun aineistoa kertyy usealta kuukaudelta, korjaaminen on usein hitaampaa kuin säännöllinen tekeminen.

Virheriskit

Toiminimen kirjanpidossa virheitä syntyy usein yksityiskäytön, alv:n, puuttuvien kuittien ja vähennyskelpoisuuden arvioinnin kohdalla. Kaikki kulut eivät ole yrityksen kuluja, vaikka maksu olisi lähtenyt samalta tililtä.

Virhe ei aina ole iso, mutta se voi aiheuttaa selvittelyä myöhemmin. Hyvä kirjanpitäjä auttaa pitämään rajan selkeänä ja kysyy tarvittavat tiedot ajoissa.

Mitä tilitoimisto hoitaa käytännössä?

Tilitoimisto voi hoitaa esimerkiksi tositteiden kirjaamisen, alv-ilmoitukset, tuloksen seurannan, tilinpäätökseen liittyvät asiat ja tarvittaessa veroilmoituksen valmistelun. Yrittäjän tehtäväksi jää yleensä aineiston toimittaminen sovitulla tavalla.

Sähköinen toimintatapa tekee tästä kevyempää. Kun kuitit ja laskut toimitetaan säännöllisesti, kirjanpito pysyy ajantasaisena eikä vuoden lopussa tarvitse selvittää kaikkea kerralla.

Paljonko palvelu yleensä maksaa?

Hinta riippuu ennen kaikkea tapahtumien määrästä, aineiston selkeydestä ja siitä, mitä palveluun sisältyy. Kevyelle toiminimelle kuukausihinta voi olla maltillinen, mutta lisätyöt, tilinpäätös ja erityisselvitykset kannattaa tarkistaa etukäteen.

Hintaa vertaillessa kannattaa katsoa sekä tilitoimiston hinnat että se, miten mahdolliset lisätyöt kerrotaan. Tästä syystä sivu tilitoimisto ilman piilokuluja on hyvä lukea ennen päätöstä.

Miten päätöstä kannattaa arvioida eurojen lisäksi?

Ulkoistamisen hintaa kannattaa verrata myös omaan ajankäyttöön. Jos kirjanpitoon kuluu kuukaudessa useita tunteja, kysymys ei ole vain tilitoimiston laskusta. Kyse on myös siitä, mihin yrittäjän oma aika olisi tuottavampaa käyttää.

Toiminimiyrittäjällä hallinto tehdään usein asiakastyön, myynnin ja laskutuksen lomassa. Silloin kirjanpito voi jäädä helposti iltaan tai viikonloppuun. Jos sama toistuu joka kuukausi, ulkoistaminen voi parantaa sekä talouden hallintaa että yrittäjän jaksamista.

Päätöstä ei tarvitse tehdä pysyvästi kaiken kattavana ratkaisuna. Usein voidaan aloittaa kevyestä mallista, jossa tilitoimisto hoitaa lakisääteiset asiat ja yrittäjä toimittaa aineiston sovitusti. Palvelua voi myöhemmin laajentaa, jos yrityksen arki muuttuu.

Mitä aineistoa toiminimiyrittäjän pitää silti toimittaa?

Vaikka kirjanpito ulkoistetaan, yrittäjän pitää edelleen toimittaa oikeat tiedot. Tämä tarkoittaa yleensä myyntilaskuja, ostolaskuja, kuitteja, tiliotteita ja tietoja mahdollisista poikkeavista tapahtumista.

Hyvä tilitoimisto tekee tästä mahdollisimman helppoa, mutta se ei näe yrityksen arkea automaattisesti. Mitä selkeämmin aineisto toimitetaan, sitä sujuvammin kirjanpito valmistuu ja sitä vähemmän syntyy ylimääräistä selvittelyä.

Voiko ulkoistaa vain osan tekemisestä?

Toiminimiyrittäjän ei tarvitse valita kaiken itse tekemisen ja täysin laajan palvelun väliltä. Usein järkevä ratkaisu on sopia kevyt malli, jossa yrittäjä hoitaa oman aineistonsa keräämisen ja tilitoimisto vastaa kirjanpidon teknisestä tekemisestä.

Tällainen malli pitää kustannukset hallinnassa, mutta antaa yrittäjälle varmuutta siitä, että ilmoitukset ja kirjaukset hoituvat oikein.

Usein ulkoistaminen kannattaa aloittaa ennen kuin tilanne on kiireinen. Silloin toimintatapa ehditään sopia rauhassa ja ensimmäiset kuukaudet saadaan käyntiin ilman korjausprojektia.

Yhteenveto

Toiminimen ei tarvitse ulkoistaa kirjanpitoa heti ensimmäisestä päivästä. Ulkoistaminen kannattaa kuitenkin silloin, kun kirjanpito vie liikaa aikaa, tuntuu epävarmalta tai yrityksen toiminta kasvaa.

Hyvä tilitoimisto ei vie yrittäjältä kontrollia, vaan auttaa näkemään talouden selkeämmin ja hoitaa velvoitteet ajallaan. Kun arki kevenee, yrittäjä voi keskittyä siihen mistä yrityksen tulot syntyvät.