Mitä hyvä tarjous tilitoimistolta sisältää?

Tilitoimiston tarjousta on helppo vertailla pelkän kuukausihinnan perusteella. Se on ymmärrettävää, mutta harvoin riittävää. Hyvä tarjous kertoo myös, mitä palveluun sisältyy, mitä jää ulkopuolelle ja milloin yrittäjälle voi tulla lisäkuluja.

Kun tarjous on selkeä, yrittäjä pystyy vertaamaan vaihtoehtoja rauhallisesti. Tähän liittyy suoraan myös sivu tilitoimisto ilman piilokuluja, jossa käsitellään hinnoittelun läpinäkyvyyttä tarkemmin.

Kuukausihinta ei kerro kaikkea

Kuukausihinta on hyvä lähtökohta, mutta se ei yksin kerro palvelun todellista arvoa. Sama kuukausihinta voi toisessa tarjouksessa sisältää vain peruskirjanpidon ja toisessa myös raportointia, yhteydenpitoa tai osan viranomaisilmoituksista.

Siksi tarjouksesta pitäisi näkyä selvästi, mitä kuukausihinta kattaa. Jos kuvaus on hyvin yleinen, yrittäjän kannattaa kysyä tarkennuksia ennen sopimusta.

Mitä kannattaa kysyä?

Hyviä kysymyksiä ovat esimerkiksi: kuinka monta tositetta hintaan sisältyy, miten aineisto toimitetaan, sisältyvätkö alv-ilmoitukset, kuinka usein kirjanpito tehdään ja miten yrittäjä saa raportit.

Lisäksi kannattaa kysyä, kuka toimii yhteyshenkilönä ja miten nopeasti kysymyksiin yleensä vastataan. Tilitoimisto on arjen kumppani, joten yhteydenpidon selkeys vaikuttaa paljon siihen, miltä yhteistyö tuntuu käytännössä.

Tilinpäätös

Tilinpäätös on yksi yleisimmistä kohdista, joka pitää tarkistaa erikseen. Se ei aina sisälly kuukausihintaan. Jos se veloitetaan erikseen, tarjouksessa pitäisi näkyä vähintään periaate, jolla hinta määräytyy.

Pienelle yritykselle tilinpäätös voi olla melko suoraviivainen, jos kirjanpito on hoidettu vuoden aikana selkeästi. Jos aineisto on puutteellista tai korjauksia on paljon, työmäärä voi kasvaa.

Palkanlaskenta

Jos yrityksellä on työntekijöitä tai yrittäjä nostaa palkkaa osakeyhtiöstä, tarjouksessa kannattaa eritellä palkanlaskennan hinta. On eri asia laskea yksi palkka kuukaudessa kuin hoitaa useita työntekijöitä, poissaoloja, lomia ja muuttuvia tunteja.

Hyvä tarjous kertoo, sisältyvätkö palkkalaskelmat, tulorekisteri-ilmoitukset ja työnantajasuorituksiin liittyvä tuki palveluun.

Lisätyöt

Lisätyöt eivät ole automaattisesti huono asia. Ongelma syntyy silloin, jos niitä ei avata etukäteen. Tarjouksessa kannattaa kertoa, miten esimerkiksi vanhojen kuukausien korjaukset, ylimääräiset selvitykset, viranomaiskirjeisiin vastaaminen tai erilliset raportit veloitetaan.

Kun lisätöiden periaate on tiedossa, yrittäjän on helpompi arvioida kokonaiskustannusta eikä yllätyksiä synny yhtä helposti.

Piilokulut

Piilokuluilla tarkoitetaan usein kuluja, joita ei huomata tarjousvaiheessa. Ne voivat liittyä esimerkiksi ohjelmistomaksuihin, tilinpäätökseen, palkanlaskentaan, aineiston epäselvyyksiin tai toistuvaan lisäneuvontaan.

Tämän vuoksi kannattaa vertailla sekä hintaa että palvelun rajauksia. Sivulta tilitoimiston hinnat löydät lisää siitä, mistä hinta yleensä muodostuu.

Miltä selkeä tarjous näyttää käytännössä?

Selkeä tarjous ei ole pitkä juridinen asiakirja, mutta sen pitäisi vastata yrittäjän tärkeimpiin kysymyksiin. Siitä pitäisi nähdä palvelun kuukausihinta, arvioitu työmäärä, aineiston toimitustapa, yhteydenpidon malli ja erikseen veloitettavat työt.

Hyvässä tarjouksessa voidaan esimerkiksi kertoa, että hinta perustuu tiettyyn tositemäärään ja sähköiseen aineistoon. Jos tositteita tulee selvästi enemmän tai aineisto vaatii paljon selvittelyä, lisätyöstä sovitaan erikseen. Tämä on reilua molemmille osapuolille.

Tarjouksen tarkoitus ei ole vain myydä palvelua, vaan auttaa yrittäjää ymmärtämään, mitä hän on ostamassa. Jos tarjous jättää tärkeät asiat auki, vertailu on vaikeaa ja pettymyksiä syntyy helpommin myöhemmin.

Miksi halvin tarjous ei aina ole halvin käytännössä?

Halpa lähtöhinta voi olla hyvä, jos palvelun sisältö vastaa yrityksen tarvetta. Ongelma syntyy silloin, jos suurin osa arjen työstä veloitetaan erikseen tai jos yrittäjä joutuu käyttämään paljon aikaa epäselvyyksien selvittämiseen.

Vertailussa kannattaa siis katsoa kokonaisuutta: mitä sisältyy, mitä jää ulkopuolelle, kuinka selkeä yhteydenpito on ja miten lisätöistä sovitaan. Usein selkeä tarjous on yrittäjälle turvallisempi kuin pelkkä matala alkaen-hinta.

Miten tarjous kannattaa käydä läpi ennen päätöstä?

Ennen päätöstä tarjous kannattaa lukea läpi rauhassa ja merkitä kaikki kohdat, jotka ovat epäselviä. Erityisesti kannattaa tarkistaa palvelun rajaus, aineiston toimitustapa, tilinpäätös, palkanlaskenta ja lisätöiden hinnoittelu.

Jos jokin kohta jää avoimeksi, se kannattaa kysyä kirjallisesti. Hyvä tilitoimisto vastaa selkeästi eikä jätä yrittäjää arvaamaan, mitä sopimus käytännössä tarkoittaa.

Yhteenveto

Hyvä tilitoimistotarjous kertoo selkeästi kuukausihinnan, palvelun sisällön, mahdolliset lisätyöt ja sen, mitä yrittäjältä odotetaan. Mitä vähemmän tarjous jättää arvailun varaan, sitä helpompi päätös on tehdä.

Jos haluat tarjouksen, jossa kokonaisuus käydään läpi käytännön tasolla, voit lähettää tarjouspyynnön ja kertoa lyhyesti yrityksesi tilanteesta.