Mitä tehdä, jos kirjanpito on jäänyt jälkeen?

Kirjanpidon jääminen jälkeen tuntuu monesta yrittäjästä stressaavalta. Tilanne voi syntyä nopeasti: kuitit jäävät toimittamatta, kiire vie huomion tai vanha järjestely ei enää toimi. Tärkeintä on kuitenkin tietää, että tilanne on usein korjattavissa.

Ensimmäinen askel ei ole syyllisten etsiminen, vaan kokonaisuuden rauhallinen selvittäminen. Jos tarvitset apua jatkuvaan tekemiseen, palvelusivu kirjanpito pienyrityksille kertoo, miten kirjanpito voidaan järjestää jatkossa selkeämmin.

Tilanne on yleisempi kuin moni luulee

Kirjanpidon viivästyminen on pienyrityksissä tavallista. Yrittäjä hoitaa usein myynnin, asiakkaat, laskutuksen ja hallinnon itse. Jos taloushallinnolle ei ole selkeää rytmiä, aineisto kasaantuu helposti.

Ongelma ei yleensä ratkea odottamalla. Mitä nopeammin tilanne otetaan esiin, sitä helpompi se on korjata.

Mitä kannattaa tehdä ensimmäiseksi?

Ensimmäiseksi kannattaa selvittää, miltä ajalta kirjanpito puuttuu tai on kesken. Onko kyse yhdestä kuukaudesta, koko vuodesta vai vanhemmista kausista? Samalla kannattaa tarkistaa, onko viranomaisilmoituksia jäänyt tekemättä.

Kun aikaväli on tiedossa, seuraava askel on aineiston kerääminen. Tässä vaiheessa ei tarvitse vielä saada kaikkea täydelliseksi. Tärkeintä on saada kokonaisuus näkyviin.

Mitä tietoja tarvitaan?

Tarvittavia tietoja ovat yleensä myyntilaskut, ostolaskut, kuitit, tiliotteet, palkkatiedot ja tiedot mahdollisista lainoista, veroista tai muista poikkeavista tapahtumista. Jos jokin kuitti puuttuu, siitä kannattaa kertoa heti.

Jos aineisto on hajallaan, se kannattaa koota yhteen paikkaan. Sähköinen toimitustapa auttaa, koska kirjanpitäjä näkee nopeammin, mitä on mukana ja mitä vielä puuttuu.

Kuinka paljon korjaaminen yleensä vaatii?

Työmäärä riippuu tapahtumien määrästä ja siitä, kuinka selkeä aineisto on. Jos tapahtumia on vähän ja tiliotteet sekä kuitit löytyvät, korjaaminen voi olla melko suoraviivaista. Jos aineistoa puuttuu paljon, aikaa kuluu enemmän selvittelyyn.

Tässä kohtaa avoin hinnoittelu on tärkeää. Ennen työn aloittamista kannattaa sopia, miten korjaustyö arvioidaan ja mitä mahdolliset lisätyöt maksavat. Tästä aiheesta voit lukea sivulta tilitoimisto ilman piilokuluja.

Milloin kannattaa pyytää apua?

Apua kannattaa pyytää viimeistään silloin, jos et tiedä mitä ilmoituksia puuttuu, et saa aineistoa koottua tai tilanne aiheuttaa jatkuvaa stressiä. Ulkopuolinen kirjanpitäjä voi auttaa järjestämään aineiston ja rakentamaan jatkoon toimivan kuukausirytmin.

Tärkeää on myös varmistaa, ettei sama tilanne toistu. Kun korjaus on tehty, sovitaan selkeä tapa toimittaa aineisto jatkossa.

Miten jatkossa vältetään sama tilanne?

Kun rästiin jäänyt kirjanpito on saatu korjattua, seuraava tärkeä vaihe on uuden rytmin sopiminen. Muuten sama tilanne voi toistua muutaman kuukauden kuluttua. Usein ongelma ei ole yrittäjän haluttomuus, vaan se, ettei aineiston toimittamiseen ole ollut selkeää tapaa.

Hyvä jatkomalli voi olla yksinkertainen. Yrittäjä kerää kuitit heti sähköiseen paikkaan, tiliotteet tarkistetaan kuukausittain ja mahdolliset kysymykset käydään läpi ennen määräpäiviä. Näin korjattavaa ei pääse kertymään.

Kannattaa myös sopia, milloin kirjanpitäjä muistuttaa puuttuvasta aineistosta. Pieni muistutus ajoissa on paljon parempi kuin tilanne, jossa kokonainen tilikausi odottaa selvittämistä.

Mitä ei kannata tehdä?

Kun kirjanpito on myöhässä, moni yrittää korjata kaiken kerralla ja väsyy jo alkuun. Parempi tapa on edetä järjestyksessä: ensin aikaväli, sitten pankkitilit, sen jälkeen tositteet ja lopuksi epäselvät tapahtumat.

Ei myöskään kannata odottaa, että kaikki puuttuvat kuitit löytyvät ennen yhteydenottoa. Kirjanpitäjä voi usein auttaa arvioimaan, mitä puuttuville tositteille voidaan tehdä ja missä järjestyksessä asia kannattaa selvittää.

Miksi tilanteesta kannattaa kertoa rehellisesti?

Kirjanpitäjän on helpompi auttaa, kun lähtötilanne kerrotaan suoraan. Jos jokin kuukausi puuttuu, kuitteja on kateissa tai ilmoituksia ei ole tehty, tieto auttaa arvioimaan työmäärää ja kiireellisyyttä.

Rehellinen tilannekuva ei ole epäonnistuminen. Se on käytännön lähtöpiste, josta korjaaminen voidaan aloittaa. Usein jo se, että asia sanotaan ääneen, helpottaa etenemistä.

Myöhässä oleva kirjanpito kannattaa nähdä korjattavana tilanteena, ei pysyvänä ongelmana. Kun rytmi saadaan takaisin, sama työmäärä ei yleensä toistu joka kuukausi.

Yhteenveto

Jos kirjanpito on jäänyt jälkeen, tilanne kannattaa ottaa haltuun vaiheittain: selvitä aikaväli, kerää aineisto, tarkista puuttuvat ilmoitukset ja pyydä apua ajoissa. Usein jo ensimmäinen selkeä lista helpottaa oloa paljon.

Jos haluat apua tilanteen purkamiseen tai jatkon järjestämiseen, voit lähettää tarjouspyynnön ja kertoa lyhyesti, miltä ajalta kirjanpito on kesken.